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仕事の効率化できている人には6つの習慣があった【業務を理解】

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同じ量の仕事をしているはずなのに仕事の終わりが早かったり、ほとんど残業をしないで定時で上がる人は身近にいませんか?

このような人は仕事を手抜きしているということも、誰かに任せて自分は楽をしているということも一切ありません。

仕事での効率が非常に良いのです。

この記事では、今日から真似できる仕事での効率がいい人の特徴をご紹介します。

仕事を効率化できる人は業務を把握ができている

効率の良い人は自分の仕事だけではなく周囲の人の仕事もなんとなく把握しています。

そのため「今やらなくてはならないことは何か?」ということが分かっています。

もし自分の仕事よりも優先した方が良い仕事を周囲の人がやっていた場合、それを片付けてから自分の仕事に取り掛かります。

仕事での効率が悪い人からすると、

  • 自分の仕事を先に終わらせた方が効率良いでしょ!
  • 人の仕事手伝ってたら効率悪いでしょ!

と思うはずです。

実は面倒な仕事や優先してやった方が、良い仕事を先に片づけることで後は自分の仕事を自分の考え通りに進めることができるのです。

集中して仕事を終わらせることができるということです。

また、自分の仕事をしながら同時進行できる仕事を周囲の人がやっていた場合、それほど時間をかけることなく2つの仕事を一気に片づけることができます。

仕事の効率がいい人は自分の仕事だけではなく、周囲の仕事も把握しているのが特徴です。

仕事を効率よく進めるためには逆算した行動を心がけている

効率のいい人は常に逆算して行動しているのが特徴です。

例えば、

  • この仕事なら〇時には終わりそうだからその後に○○をやろう!
  • この仕事は時間がかかりそうだからこっちの仕事は急ぎじゃないから手飽きの時にやろう

などと考えながら計算しています。

効率が悪い人は逆算することなく、

  • 大変そうな仕事からやっちゃおう!
  • 簡単なやつから終わらせていこう!

という直感で仕事に取り掛かります。

そうなると今日中に仕事が終わらなかたったり、後に自分が苦しむ仕事のやり方をしてしまいがちです。

仕事の効率がいい人は常に逆算した行動を心がけていることから仕事が終わるのが早く、段取りも良かったりします。

仕事効率化のコツは目標を立てること

効率がいい人は仕事中にちょっとした目標を立てているのが特徴です。

例えば、

  • この仕事が終わったら切り上げてランチに行こう
  • この仕事が半分片付いたらひと休憩しよう

などというちょっとした目標を立てながら仕事をしています。

大きさに関係なく目標を立てながら仕事に取り組むことで目標達成するために集中して仕事に取り組むことができます。

また、目標達成のために「どうしたら目標を達成できるのか?」とも考えて仕事に取り組むようになります。

その結果、目標を達成するために集中して仕事に取り組むことができるということです。

仕事を効化できる人は手加減を知っている

効率のいい人は、

  • この仕事はこんなもんで良いだろう
  • この仕事はちゃんとした方が良い

などという手加減を知っているのが特徴です。

一方効率の悪い人は手加減を知らずに、1つ1つの仕事をこだわってしまいがちです。

効率がいい人は及第点で仕事を終わらせるという自分なりの妥協をすることができます。

手加減を知っているということは、1つ1つの仕事に対してきちんと理解しているというのも効率が良い人の特徴とも言えます。

仕事を効率化している人は何が必要なのかを把握している

仕事ができる人は仕事をする上で何が必要で、どこに何があるのかを把握しているのが特徴です。

例えば上司に「資料を作っておいて」と言われた場合、パソコンはもちろん資料を作る上での情報や、印刷した時にまとめるホチキスやクリップ等が必要になります。

効率が良い人は頼まれた仕事に取りかかる前に事前に準備をしてから仕事を始めます。

そうすることで無駄な行動がなくなり仕事の効率がアップするということです。

また、どこに何があるのかを把握していることで探す手間がかからないというのも仕事の効率アップに繋がっています。

仕事の効率可を習慣化できている人は時間の使い方が上手い

効率がいい人はちょっとした手空き時間でも少し仕事を進めたり、人より少し早く出社して下準備をしているのが特徴です。

もちろん効率がいい人はしっかりと休憩は取ります。

ちょっとした手飽きの時間や隙間時間を利用して仕事を進めていることで仕事の効率が上がっていると言えます。

効率がいい人は少しの時間でも無駄にはせず、

  • 5分あるから少しやっちゃおう!
  • 10分手飽きだから下準備だけでもやっちゃおう!

という考えを持って仕事に取り組んでいます。

仕事を効率化している人は共通して業務を理解している-まとめ

仕事での効率がいい人の特徴を6つご紹介しましたが、大きく1つにまとめると「仕事を理解している」ということが仕事での効率がいい人の特徴だと言えます。

自分がしている仕事をちゃんと理解していないと段取りも悪く周囲の人に迷惑をかけてしまうなんてことにもなります。

効率がいいのは生まれ持った才能などではなく、いかに自分の仕事を理解しているのかが重要です。

なので、自分がしている仕事をちゃんと理解することで誰でも自然に仕事の効率をアップさせることができます。

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